Page 44 - bilgem-teknoloji-dergisi-7

Elif KURTARAN ÖZBUDAK, S. Gökhun TANYER Proje Yönetim Ofisleri ve Kurumsal Proje Yönetimi

Sürekli gelişim gösteren teknoloji ve bünyesinde yürütülmekte olan proje yönetilmesi, planlanması, kurumsal proje sonucunda PYO’nun aktif olarak
artan rekabet ortamında, geçmişe göre çalışmalarının Ar-Ge yoğun özgün değişime açık bir yapının ve kültürün hayata geçmesine ve sürecin • PY eğitimlerinin alınmasında
çok daha etkin yönetim uygulamalarına içerikli olması ve personel niteliğinin oluşması ile gerçekleşebilmektedir. PYO, işletilmesine katkı sağlanmalıdır. öncülük yapmak.
ihtiyaç duyulmaktadır. Küresel yüksek olması sebebiyle, dünyada Kurumsal Proje Yönetimi’nin • PY aracının kullanılmasına
eğilimlerden etkilenen ihtiyaçlara uygun gözlenmekte olan benzeri gelişmelerde gerçekleştirebilmesi ve kurum içerisinde 2.1. Proje Yönetim Ofisleri destek sağlamak.
olarak ülkemizde de Proje Yönetim olduğu gibi, gerçekçi, uygulanabilir, yaygınlaştırılarak kararlılığının (PYO) • Standart PY süreç
Ofisleri (PYO)’nin kurulmakta olduğu ve ezberci olabilecek yaklaşımlardan uzak, sağlanabilmesi için önemli katkılar varlıklarının Süreç • Proje Yöneticileri’ne
tanımlanması.
destek vermek.
iyileştirme çalışmalarının sürekliliğinin sadece tercüme edilmeyip, kurum sağlamaktadır. PYO, kurum içerisindeki Çalışan sayısı ve faaliyet alanlarındaki Tanımlama Koçluk
sağlanması konusunda farkındalığının ihtiyaç ve öncelikleri esas alınarak tetkik projelerin sayısına, büyüklüklerine, çeşitlilik bakımından büyük çaplı
oluşmakta olduğu görülmektedir. edilen usül ve yöntemlerin önem derecelerine göre kurumlarda, projelerin yönetilmesi için
PYO’nun kurulması zaman alabilecek uygulanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. yapılandırılabilmekte ve verimliliğin PYO’nun bulunması önemli kazanımlar
bir süreç olup, kurumsal değişim ile artırılması için zamanla yapıları ihtiyaca sağlamaktadır. Sektör araştırmalarına Proje
Sürekli
Yönetimi
doğru orantılı olarak gelişecek bir 1. GİRİŞ göre değiştirilebilmektedir. dikkat çekmekte olan Gartner, PYO’nun • PY sürecinin sürekli İyileştirme için Kalite • Projelere ait yönetim
yapılandırma sonucunda hayata geçmesi kurulmasının çok önemli bir taktik iyileştirilmesi. Güvence planlarının bütünlük ve
beklenen bir olgu olarak kabul Proje Yönetimi, performans, maliyet ve 2. PROJE YÖNETİM olduğunu belirtmektedir. Kurum kalite açısından
edilmektedir. PYO’nun zaman hedeflerine ulaşabilmek için OFİSLERİ (PYO) VE gelişimi ile birlikte PYO uygulamalarını • Endüstride uygulanan en kontrolü.
iyi pratiklerin takip edilmesi.
oluşturulmasında kurumsal öncelik ve eldeki kaynaklardan en verimli şekilde KURUMSAL DEĞİŞİM da zamanında uygulayacak kurumların,
ihtiyaçlar dikkate alınmalı ve PYO’nun faydalanma, proje faaliyetlerini kontrol proje yönetimi standartlarını • Tamamlanan projelerin • Devam eden projelerin
sorumlulukları zaman içerisinde ve koordine etme sürecidir. “Kurumsal Son yüzyılda birçok kurum proje oturtabilecekleri ifade edilmektedir [7]. gözden geçirilerek iyileştirme durumlarının (Project Health)
proje boyunca kontrolü.
fırsatlarının belirlenmesi.
aşamalar halinde artırılmalıdır. Belirli Proje Yönetimi” ise, bir organizasyon yönetimi alanındaki yeteneklerini Böylelikle, hem maliyet hem de başarım
bir Kurum / Kuruluş / Firma’nın içerisindeki proje faaliyetlerinin kontrol arttırmayı denemişler fakat bu performanslarında ciddi kazanımlar
ihtiyaçları dikkate alınarak ve koordinesinin sağlanmasında; denemelerin birçoğu başarısız olmuştur. elde edecekleri ve hatta birçok proje
yapılandırılmış bir PYO’nun, başka bir nitelikli bilginin üretimi, etkin erişim Proje Yönetimi konusunda başarısızlıklarının da ortadan kalkacağı Şekil 1. Örnek PYO sorumlulukları.
kuruma yapı olarak birebir uyması altyapılarının geliştirilmesi ve bu yetkinliklerini artırmak amacı ile proje belirtilmektedir [7].
beklenmemelidir. Üst yönetim desteği kurumsal bilginin ilgili tüm karar verme yöneticileri Proje Yönetimi konusundaki Proje Yönetim Ofislerinin, proje 2.1.1. Seviye 1 - Proje Yönetim Ofisi uygun görülmeyen kurumlarda
ile kurum ihtiyaçlarına göre süreçlerinde doğrudan eğitimlere katılmış olmalarına rağmen, yaparak çalışan organizasyonlara; (Destekleyici PYO) başlangıç aşaması olarak görülebilir. Bu
önceliklendirilerek işletilen bir PYO kullanılabilmesini sağlamayı kuruma döndüklerinde öğrendiklerini uygulama, Kurumsal Proje Yönetimi
sayesinde; kurumsal proje yönetimi hedeflemektedir. Kurumsal Proje uygulama ortamı bulamamışlardır[1]. • Proje, portföy ve program yönetimi Destekleyici yetki seviyesinde bulunan yöntemlerinin bütünüyle benimsenmesi
sistematiğinin yaygınlaştırılması, proje Yönetimi’nin vizyonu; projelerin ve Kurumsal iyileştirmelerin bireysel eğitim ile ilgili süreçlerin hazırlanması, Proje Yönetim Ofisleri kurumun yolunda daha yavaş ve kontrollü
yönetimi süreçlerinin olgunlaştırılması kaynakların etkin bir şekilde ve çabalar ile gerçekleştirilemeyeceği projelerle ilgili bilgi ve haber ilerlemenin tercih edildiği bir uygulama
ve bu sayede zamanında ve kaliteli ürün yönetilmesini sağlayarak proje ve anlaşıldıkça, kurum içerisinde proje • Proje yönetimi için araç ve kaynağıdır. Bu ofis tipleri proje olarak kabul edilebilir [9].
teslimatlarının artırılması kaynak performansının izlenebilirliği ile yönetimi metodolojisini hazırlayacak ve metodolojilerin seçimi ve kayıtlarını merkezi olarak tutan,
sağlanabilecektir. Bu yazıda, PYO verimliliğini sağlamaktır. Kurumsal iyileştirecek ve bu doğrultuda Kurumsal organizasyonda kullanılması, projelere en iyi pratikler ve projelerde 2.1.2. Seviye 2 - Proje Yönetim Ofisi
hakkında gerçekleştirilmiş olan açık Proje Yönetim Sistemi ile Proje Yönetimi geleneğini ortak olarak kullanılan şablonlara (Kontrol Edici PYO)
kaynak taraması sonucunda elde edilen organizasyonun çeşitli seviyelerindeki yaygınlaştıracak ayrı bir uzman • Projelerin planlama, organizasyon, erişimi kolaylaştıran bir yapıda
bilgiler esas alınarak “Proje Yönetim bireyler, projelerle ilgili bilgiyi grubunun yapılandırılması fikri öne izleme ve kontrol aşamalarının konuşlanır. Süreçler ve talimatlar doğrultusunda
Ofisi (PYO)” kavramı hakkında bilgi kaydetme, inceleme ve iletme imkanı çıkmıştır. Bu gruplara verilen genel isim güçlendirilmesi, standart bir metodoloji ile projelerin
verilmiş ve elde edilen tecrübeler bulabilmekte ve kurumda bilgiye dayalı olarak “Proje Yönetim Ofisi (PYO)” • Projelerin tek noktadan takip Bu grupta yer alan PYO’lar, yürütülmesinin önem kazandığı
ışığında bir kurumda PYO’nun teşkil kararların üretilebilmesinde önemli bir tercih edilmiştir. Zamanla, bu grupların edilmesi ve ana planın yapılarak takip “bağımsız”, “merkezileştirilmemiş” kurumlarda Kontrol Edici PYO tipi
edilmesinde izlenebilecek temel altyapı oluşturulmaktadır. başarılı olmasının kurumsal değişim ile edilmesi, olarak da sınıflandırılabilir. Proje tercih edilebilmektedir. Proje yönetimi
yaklaşımlar adımlar halinde Projeleri zamanında ve bütçesine doğrudan ilişkili olduğu ortaya çıkmıştır. yöneticileri kendi birimleri içerisinde metodolojilerinin araştırılması ve kurum
sunulmuştur. Bu yazıda yer alan uygun şekilde tamamlamak, sürekli ve Her ne kadar proje yönetimi gibi katkıları bulunmaktadır. Projelerde bağlı oldukları yöneticiye raporlamaya içerisinde uygulanmasının sağlanması,
konuların her kurum için bir reçete sürdürülebilir bir başarı için yeterli metodolojisinin kurum içerisinde elde edilen “alınan dersler”in kayıt devam ederler. PYO içerisinde, projelere kurumsal proje yönetimine ilişkin araç
değerinde olması beklenmemekle görülmemektedir. Kurumsal iyileştirilmesi ve yaygınlaştırılması altına alınması, sonraki projelerde bir destek personeli bulunur ve bu kişiler ve süreç desteğinin verilmesi, ilgili süreç
birlikte, bu konularda yürütülebilecek tecrübelerin ve öğrenilen derslerin birinci hedef olsa da, kurumsal değişim değer olarak kullanılması, kurumun proje yöneticisinin işini varlıklarının (süreç, şablon, kılavuz vb.)
altyapı geliştirme çalışmalarına fayda biriktirilmesi, sonuçların yeni projelere olmadan hedeflenen amacın mevcut süreç varlıklarına katkısının gerçekleştirmesinde kolaylaştırıcı rolü hazırlanması, projelere uygulama
sağlayabilecek öneriler sunulmaktadır. gerçekleştirilmesinin oldukça zor sağlanması da Proje Yönetim üstlenir ve projelerin takvimini takip aşamasında danışmanlık desteği
taşınması çok önemlidir. Kurumsal Proje Ofisleri’nin temel görevleri arasında yer ederler. Bu rol kapsamında, PYO, proje verilmesi, projelerin yönetimsel
Diğer Türk sanayi unsurları gibi Türk Yönetimi sayesinde, projelerin standart olduğu öngörülmektedir. Böylelikle, almaktadır (Şekil 1). yönetim yöntemlerinin uygulanmasında faaliyetlerinin düzenli gözden geçirme
PYO çatısı altında toplanan kişiler,
savunma sanayisinin de dünyada hak şekilde yönetilmesi sağlanabilmekte, kurumsal proje yönetimini geliştirmek “danışman” ve “kütüphane” rolü toplantıları ile takip edilmesi bu tipte
ettiği yere ulaşabilmesi için, yaşanmakta böylelikle kritik yönetim kararları ve yaygınlaştırmak için değişim liderleri Proje Yönetim Ofisleri temel olarak üstlenir. Birim yöneticileri projelere kurgulanmış PYO’ların işlevleri
olan rekabet ortamında farklı bilgiye dayalı olarak ve güvenle olmuşlardır [4]. sorumluluk ve yetki seviyelerine göre; doğrudan dahil olur ve karar alma arasındadır.
kurumların mutlak suretle maliyet etkin verilebilmektedir. “destekleyici”, “kontrol edici” ve sürecinde aktif olarak yer alırlar.
çalışma usül ve yöntemlerini Kurumsal Proje Yönetimi ayrı bir PYO’ya ilişkin yapılandırma, kurum “yönlendirici” şeklinde üç gruba Bu yapıda kurgulanmış olan yapıda, Seviye 1 PYO yapısının belirli bir
geliştirmesi, belirleyeceği kurumsal uzmanlık alanı olarak günümüzde değer içerisindeki ihtiyaçların artışı oranında ayrılabilir [2,9]. Proje Yönetim Ofisi projeler arası koordinasyon kurum oranda “merkezileştirilmiş” halidir.
ihtiyaç ve öncelikleri doğrultusunda kazanmaktadır. Kurumsal Proje zamanla geliştirilmektedir. Böylelikle, kurgusu geliştirilirken, kurum yönetimi tarafından sağlanmakta ve Proje yönetimi diğer projelerden
gerektiğinde organizasyon yapılarını ve Yönetimi sistematiğini kurum içerisinde PYO”nun oluşturulması sürecinin ihtiyaçlarına özel olarak bu projeler bağımsız olarak ilgili proje bağımsız olarak yürütülür ve projeler
personel yetki ve sorumluluklarını yaygınlaştırmak, kurum hedef ve sağlıklı bir şekilde yürütülmesi sorumluluklar belirlenir ve zamanla yöneticileri tarafından yürütülmektedir. arası etkileşim Kurum yönetimi
güncellemesi ve yeni etkinlik önceliklerinin gerçekleştirilen projeler sağlanabilmektedir. PYO’nun kurulması PYO’nun sorumlulukları ihtiyaç Genelde karmaşık olmayan projelerde tarafından sağlanır. Seviye 1 PYO’dan
modellerinde uygulayıcı olmaları ile eşgüdümlü olarak desteklenmesi, bu süreci de bağımsız bir proje olarak ele doğrultusunda artırılır [3,5]. ve/veya değişiklik dolayısıyla farklı olarak Proje yöneticileri aynı
gerekmektedir. TÜBİTAK BİLGEM alınmalı, baştan sona takip edilmeli ve zamanda gelişmeleri PYO’ya da
projelerin kararlı bir şekilde yaşanabilecek ilave maliyetin getirisi raporlar.

84 Sayı 07 · Eylül-Aralık 2011 http://www.bilgem.tubitak.gov.tr/ 85