Page 45 - bilgem-teknoloji-dergisi-7
P. 45
Elif KURTARAN ÖZBUDAK, S. Gökhun TANYER Proje Yönetim Ofisleri ve Kurumsal Proje Yönetimi
Proje yönetimi yöntemlerinin uygulanmasının üst yönetim Yukarıda bahsettiğimiz PYO tipleri kurgulanırken dikkat 4. SONUÇ
tarafından desteklendiği, PYO’nun kontrol edici edilmesi gereken önemli bir husus vardır: bağımsız olarak
faaliyetlerini icra edebilmesi için gerekli yetkinin üst yönetim kurgulanmış bir PYO’ya (Seviye 1 ve 2) yüksek kontrol Kurumların süreç olgunluk seviyesi ve üretkenliği
tarafından PYO’ya devredildiği, değişime karşı kurumsal sorumluluğu yüklemek ve merkezi olarak kurgulanmış bir arasındaki ilişki araştırılmakta ve bu doğrultuda süreç
direncin kırıldığı ve kurum içerisinde çalışanların iş yapma PYO’ya (Seviye 3) gerekli yetkiyi devretmeden sadece durum iyileştirme çalışmalarının faydalarının önemi
alışkanlıklarını bu doğrultuda değiştirebildiği kurumlarda bu raporlama sorumluluğunun verilmesi. Proje Yönetim vurgulanmaktadır [7]. Bir süreç iyileştirme programının
uygulamanın başarılı olabileceği öngörülmektedir [9]. Ofislerine verilen yetkinin, sorumlulukları ile doğru orantılı uygulanması ve gerçekleştirilmesinin belirli bir maliyeti
olarak artması başarıyı etkileyen önemli bir etkendir. olmasına karşın, bu çalışmaların gelecekte kuruma
2.1.3. Seviye 3 - Proje Yönetim Ofisi ( Yönlendirici PYO) zamanında ve kaliteli ürün teslimatında getireceği katma
3. PROJE YÖNETİM OFİSİ’NİN değerin önemi artık günümüzde herkes tarafından kabul
Bu tarzda kurgulanmış Proje Yönetim Ofisleri, kontrol edici edilen bir gerçek olmuştur. PYO kurulmasının, zamanında
ve destekleyici işlevlerinin yanı sıra projeler üzeri bir birim KURULMASINA İLİŞKİN AŞAMALAR ve kaliteli ürün teslimatının hızlandırılması için; proje,
olarak projelerin “yürütülmesi” faaliyetinde aktif rol almakta Bu kısımda, PYO kurulmasına ilişkin gerçekleştirilmiş olan program ve portföy yönetimi en iyi uygulamalarının
ve tüm projelerin kaynak planlanması ve kaynak atanması, bir vaka çalışması sonucunda elde edilen tecrübeler iyileştirilmesi ve geliştirilmesi doğrultusunda önemli bir
sözleşmelerin takibi aşamalarını gerçekleştirmektedir. Bu sunulmuştur. adım olduğu değerlendirilmektedir. PYO; daha iyi iş
tarz Proje Yönetim Ofisleri, bütün Proje Yöneticilerinin bağlı yapmak, her geçen gün rekabet ortamında fark yaratmak ve
olduğu, tüm sözleşmeli projelerin yürütüldüğü fonksiyonel PYO kurulmasına ilişkin çalışmalar, proje yönetimi üstünlük sağlamak isteyen kurumlar tarafından olmazsa
bir merkez olarak organizasyonda en üst seviyede yer metodolojisine uygun olarak Kapsam Belirleme, Planlama olmaz bir gereklilik olarak gündemde hak ettiği yeri
almaktadır. ve Uygulama safhalarından oluşan 3 aşamalı bir proje olarak almaktadır.
ele alınabilir [5] [6].
Seviye 3 PYO, “merkezileştirilmiş” bir yapı olarak
tanımlanabilir. Proje Yöneticileri doğrudan PYO’ya 3.1. Aşama 1 - Kapsam Belirleme KAYNAKÇA
raporlama yapar ve kritik kararlar PYO tarafından alınır. [1] J. K. Crawford, A Guide to Improving Organizational
Proje elemanları proje boyunca matris yapıda yönetilir. PYO, Bu aşama PYO’nun kurulması çalışmalarının ilk adımıdır. Project Performance, The Strategic Project Office, 2002.
standartların uygulanmasında yetki sahibidir. Bu yapıda PYO kurulmasına ilişkin Üst Yönetim Desteğinin alınması,
Kurumsal Proje Yönetimi metodolojisinin kurum tarafından kurulum aşamasında yapılacak çalışmaların bir “proje” yaşanmış tecrübelerden faydalanmak amacı ile, PYO yapısını [2] C. Hauck, How to choose the right Project Management
benimsenmesi süreci çok daha hızlıdır. Proje Yöneticileri bir mantığı çerçevesinde yürütülmesi için Proje Yönetimi hayata geçirmiş belirli kuruluşlara bir dizi yerinde inceleme Office structure for your organizations culture, Cornelius and
arada çalışıyor olmalarından ötürü birbirlerinden destek konusunda deneyimli bir PYO Sorumlusu’nun ve bu yapılması fayda sağlar. Bu esnada Kurumsal Proje Associates, 2005.
alabilirler. Bu yapıda, PYO’ya daha fazla sorumluluk ve yetki yapılanmanın oluşturulmasına destek olacak deneyimli Proje Yönetiminde kullanmak üzere araç seçimi gerçekleştirilerek,
verilmiştir. PYO başarılı olabilmek için, bu rolünü icra Yöneticilerinden seçilen bir takımın oluşturulması, tüm bu ilgili araca ilişkin eğitimlerin alınması ve Proje Yönetim Ofisi [3] G. Hunte, Forming and Implementing a Successfull
ederken ilgili tüm birimler ile ilişkileri ve ortak çalışmayı planlanmanın “Proje Yönetim Planı” çerçevesi ile “PYO çalışmalarının bu doğrultuda şekillenmesine başlanır. PMO, Information Management Magazine, 2008.
yönetebilecek ve uzlaştırıcı bir yapıda olmalıdır. Uygulama Planı” olarak hazırlanmasını kapsar. Kurulacak [4] R. L. Englund, R. J. Graham, P. C. Dinsmore,
PYO’nun sağlayacağı katma değeri en yüksek seviyeye Uygulama aşamasında, seçilen pilot projeler, Proje Yönetim Creating the Project Office, A Managers Guide to Leading
çıkartmak amacı ile, kurumsal olarak proje yönetiminde Ofisi çalışmaları doğrultusunda yönetilerek ve takip edilerek, Organizational Change, 2003.
bulunulan seviyenin belirlenmesi, bu doğrultuda iyileştirme PYO kurgusunun olgunlaşması hedeflenir. Haftalık ve aylık
Neden PYO? olarak hazırlanan çeşitli proje durum raporları, üst
fırsatlarının değerlendirilmesi ve PYO çalışmalarının bu [5] G. M. Hill, The Complete Project Management
doğrultuda şekillendirilmesi için, öncelikle Mevcut Durum yönetime sunularak ve ilgili çalışanlar ile paylaşılarak Office Handbook, Second Edition, 2008.
Analizi çalışması gerçekleştirilmelidir. Mevcut durum analizi farkındalığın artırılması sağlanabilir.
Planlama sonucunda kurum içerisinde yürütülen projelerde proje Bunlara ilave olarak, kurum içerisinde yürütülmüş olan [6] A Guide To The Project Management Body Of
yönetiminde karşılaşılan sorunlar, eksiklikler ve problemli tüm projelerin arşivlenmesine olanak sağlayacak bir yapı Knowledge (PMBOK Guide), Fourh Edition, 2008.
noktalar tespit edilerek, PYO’nun aktif olarak hayata oluşturularak, geçmişteki bilgilerin arşivlenerek geleceğe ışık
geçişinden önceki durum değerlendirmesi yapılır ve tutması önemli bir katkı sağlayacaktır. Aynı zamanda, bütün [7] B. Hobbs, A Global Analysis of the Current State of
dayanak noktası oluşturulur. projelerin “Öğrenilen Dersler”inin tutulduğu bir ortam Practice, The Multi-Project PMO, University of Quebec,
Ölçümleme Standartlaşmış Koordinasyon geliştirilmesi ile, kurum içerisinde bilgi paylaşımı ve bilgiye 2008.
Proje 3.2. Aşama 2 - Planlama ulaşım daha kolay hale getirilmelidir. Projelerden toplanan [8] H. Thomas, J. Tilke, Best Practice Methodologies
Yönetimi for the Project Management Office (PMO), 2007.
PYO Kurulum aşamasında yürütülecek çalışmalar bir proje “Öğrenilen Dersler” kayıtları, tüm projelerde, herhangi bir
mantığı ile “PYO Uygulama Planı” dokümanı hazırlanarak proje aşamasında düzenli olarak oluşturulmalı, PYO’nun [9] J. Reiling, The 3 Types of Project Management Offices,
üst yönetim onayına sunulur. Bu plan kapsamında, PYO’nun koordinasyonunda düzenli olarak saklanmalı ve sonraki Project Smart, 2008.
Yürütme Takip başlangıçta üstleneceği görevler kabaca belirlenir. Bu projelerde referans amaçlı kullanılmalıdır. Böylece yeni
çerçevede çizilmiş olan görev tanımlarının, zamanla projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta
değişerek ihtiyaca göre tekrar güncellenmesi gerektiğini bu aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış
aşamada hatırlatmak gerekir. Yazımızın başında da hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Farklı takım
bahsettiğimiz gibi; Proje Yönetim Ofislerine yüklenecek üyelerinin yer aldığı pek çok projede, daha önce yapılmış
sorumluluklar zamanla artacaktır. hatalara düşmesi engellenerek, olumlu gelişmeler sonraki
Bütün projelerin PYO tarafından yürütülüyor olması tüm projelere taşınabilecektir.
projelere ilişkin sağlıklı bilginin tek bir merkezde 3.3. Aşama 3 - Uygulama
toplanmasını kolaylaştıracak, proje portföyüne ilişkin doğru
bilgileri barındıracaktır. Bu tarz PYO’lar çok sayıda karmaşık Bu aşamada, PYO kurulmasına ilişkin yapılan planlama
projenin yürütüldüğü ve kurum kültürünün bu yapıya uygun dahilinde çalışmalar yürütülür. Bu çalışmalar kapsamında,
olduğu, iletişimin ve takım çalışmasının çok kuvvetli olduğu Proje Yönetim Ofislerinin yapılandırılması ve kullanılacak
kurumlarda başarılı olur [9]. kurumsal proje yönetimi araç setinin seçimi aşamasında
86 Sayı 07 · Eylül-Aralık 2011 http://www.bilgem.tubitak.gov.tr/ 87
