Page 8 - bilgem-teknoloji-dergisi-12

Proje Yönetimi BILGEM
TEKNOLOJI

• Kalite Yönetimi Proje Yönetim Ofisi (PYO) PYO Rol ve Görevleri
• Kaynak Yönetimi Proje yönetimi ile ilgili bir mükemmeliyet merkezi
• Risk Yönetimi olan PYO'nun birimin öncelikli görevlerini şöyle sı- Danışman rolündedir
• İletişim Yönetimi ralayabiliriz: Bilgi havuzu olarak görev yapar.
• Tedarik Yönetimi Destekleyici Standart şablonlar, en iyi uygulamalar, kılavuzlar oluşturur.
• Paydaş Yönetimi. Stratejik Planlama ve Yönetişim: Bu, PYO’nun en (Supporting) Eğitimler düzenler, öğrenilmiş dersleri paylaşır.

Proje Yöneticisi önemli işlevidir. Projeleri, önceden tanımlanmış kri- Projeler üzerinde kontrolü düşüktür.
Birçok firma ve kurumda, proje planlama ve yöne- terler kullanarak puanlama ve, potansiyel projelerin Destek sağlar.
timiyle ilgili bilgi, beceri ve yeteneklerin projelerde stratejik seçimi organizasyonun iş hedeflerine göre Kontrolcü Proje yönetim metodolojilerini, araçlarını oluşturur ve benimsetir.
çalışırken kazanılmış olacağı düşünülür. Bu sebep- yapılabilir. PYO üst yönetime, sağlam bir iş senar- (Controlling) Metodoloji ve araç uyumluluğunu denetler.
le de tecrübeli mühendisler veya uzmanlar, “Proje yosu ve net bir maliyet/fayda oranı sağlayarak, şir- Projeler üzerinde kontrolü orta düzeydir.
Yöneticisi” olarak atanır. Ancak atanan kişi bu rol ketin stratejik hedefleriyle en iyi uyuşan aday proje-
için hazır ve istekli değilse; proje yöneticisinde ol- leri seçmeleri için tavsiyede bulunur.
ması gereken karakteristik özelliklere ve bilgiye sa- Yol Gösterici Projeleri doğrudan yönetir.
hip değilse projeler başarısız olacaktır. Bununla bir- Proje yönetişimiyle ilgili olarak PYO, projelerin, (Directing) Projeler üzerinde kontrolü yüksektir.
likte proje yöneticisi olarak atanan kişinin de hem programların veya portföylerin oluşturulması, yö-
performansı hem de iş tatmini düşecektir. Böylelik-
le, kurum kötü bir yöneticiye sahip olacağı gibi iyi netimi ve kontrolünü tanımlayan politikalar, düzen- Tablo 2. PYO Sorumlulukları
bir mühendisini de kaybetmiş olacaktır. lemeler, süreçler ve prosedürleri belirler.
Ortak Dil, Kültür ve Zihniyet: PYO, çalışanları sek- PYO proje bazlı çalışmalar yapan kuruluşların
Proje Yöneticisinin sahip olması gereken beceriler En İyi Uygulamalar ve Süreç: PYO, organizasyon tördeki farklı teknikler, metodolojiler ve en iyi uygu- başarısında kritik öneme sahiptir. Bu birimin
şunlardır: içindeki en iyi uygulamaların ve süreçlerin belirlen- lamalar hakkında bilgilendirerek ve eğiterek ortak bir yokluğunda; etkin proje, program ve portföy
Teknik Beceriler: Zaman, kaynak, maliyet ve riskle- mesini ve uygulamasını sağlar. PYO ayrıca, organi- proje kültürünün ve zihniyetinin yayılmasına yardımcı yönetimi için yapılması gereken işler sahipsiz
rin iyi planlanması ve yönetilmesi. zasyon genelinde tutarlı proje sonuçları için tutarlı olur. Ayrıca, projeler için standart kilometre taşlarını, kalır, işlerin bir kısmı farklı aktörler ve birimler
Stratejik: Strateji, misyon, vizyon, amaç ve hedefler, proje yönetimi rehberi, yöntemleri, sistemleri, araç- ölçütleri ve Anahtar Performans Göstergeleri (Key tarafından dağınık bir şekilde yapılır; bir kısmı
pazar ve rekabet unsurları doğrultusunda projelerin Performance Indicators, KPI)’ni tanımlayarak ortak ise hiç yapılmaz. PYO biriminin ve proje yöne-
planlanıp yönetilmesi. ları ve ölçütlerini belirler. Bu, farklı birimlerde farklı bir proje dili kullanılmasına yardımcı olur. Bu şekilde, tim pratiklerinin başarılı bir şekilde kurulması ve
Liderlik Beceriler: Proje ekibine rehberlik, motive projeler üzerinde çalışan proje yöneticileri arasında projelerin yönetimi tüm organizasyonda uyumlu ve işletilebilmesi için şartları şöyle sıralayabiliriz:
etme ve yönlendirme yapılabilmesi. tutarlılığı sağlar. verimli hale gelir.
Kaynak Yönetimi: PYO, zaman çizelgeleri, bütçeler,
kaynak yükleri ve olasılık analizi bilgilerine dayalı 1. En başta üst yönetimin istemesi ve destek
öncelikleri yöneterek ve buna göre doğru zamanda vermesi,
Projeler Programlar Portföyler doğru kaynakları sağlayarak kaynakları tüm proje- 2. PYO biriminde çalışacak Proje yöneticilerinin
ler genelinde etkili bir şekilde yönetir ve tahsis eder. deneyimli ve konusunda uzman kişiler olması,
Projelerin tanımlanmış Programlar daha geniş Portföylerin organizasyo- Ayrıca herhangi bir projede ihtiyaç duyulan rolleri ve 3. Detaylı ama esnek bir Proje Yönetim süreci-
sorumlulukları da tanımlar.
hedefleri vardır. Kapsam, kapsamlıdır ve daha önemli nun stratejik hedeflerine Eğitim: PYO genel olarak çalışanları ve özellikle pro- nin hazırlanması,
Kapsam proje yaşam döngüsü faydalar sağlar. göre değişen bir iş kapsa- je yöneticilerini eğitir, onlara rehberlik eder ve koçluk
boyunca aşamalı olarak mı vardır. yapar. Çalışanları proje yönetişimi konusunda güncel 4. Proje yöneticilerinin projelerdeki etkililiğinin
olgunlaşır. tutmak için proje yönetimi ile ilgili çalıştaylar ve eği- ve gücünün sağlanması,
tim programları düzenler. 5. Proje yönetiminin kurum içindeki kariyer yol-
Proje Çıktıları, Arşivleri ve Araç Setleri Oluşturma: PYO, larından biri olması,
Proje yöneticileri değişik- Program yöneticisi hem Portföy yöneticileri, de- projeleri yönetmek için şablonlar, araçlar ve yazılımlar 6. Proje yönetimi için bilişim altyapısının kurul-
Değişim lik beklentisi içindedirler program içi hem de program ğişiklikleri sürekli olarak sağlar. Daha iyi karar almak için proje performansına ması,
erken görünürlük ve, güvenilir verilerin toplanmasını
dışı değişiklikler beklemeli ve
daha geniş bir çerçevede
ve değişikliği sürekli ola-
rak yönetmeye ve kontrol bunları yönetmeye hazırlıklı izler. sağlayan proje yönetim araçlarına yatırım yapar. 7. Raporlama sisteminin ve eskalasyon meka-
etmeye yönelik süreçler olmalıdır. PYO ayrıca kurumsal hafızada önemli bir rol oynar. nizmasının işlemesi,
yürütürler. Proje tamamlandığında veya iptal edildiğinde, proje 8. Değişiklik yönetim sürecinin başarılı bir şekil-
sırasında oluşturulan tüm proje belgelerini bir belge de işletiliyor olması.
Proje yöneticileri, proje Program yöneticileri, program Portföy yöneticileri, portföy havuzunda arşivler. Bu, özellikle öğrenilen derslere
Yönetim hedeflerine ulaşmak için personelini ve proje yöneticile- yönetimi personelini veya ileride başvurmak için çok yararlıdır. Kaynakça
proje ekibini ve proje ça- rini yönetir ve genel bir vizyon portföy için sorumlulukları The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition
lışmalarını yönetirler. ve liderlik desteği sağlar. olan personeli yönetebilir PYO Temel Bileşenleri ve Görevleri (2017).
ya da koordine edebilir. İnsan Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK® Kılavuzu
- Üst yönetim desteği ve geri bildirim. ) 6. Baskı & Çevik Uygulama Kılavuzu
Başarı, ürün ve proje ka- Başarı, programın başlangıçta Başarı, portföy bileşenle- - Proje yöneticileri için koçluk ve danışmanlık. Wright, D. (2012). Developing your PMO roadmap. Paper
Başarı litesi, takvim ve bütçeye belirlenen ihtiyaçları ve fayda- rinin toplam performansı - Proje yöneticileri ve proje ekibi eğitimleri. presented at PMI® Global Congress 2012—North America,
Süreç
uyum ve müşteri memnu-
ları karşılama derecesine göre
ve portföyün gerçekleştiril-
Vancouver, British Columbia, Canada. Newtown Square,
niyeti derecesiyle ölçülür. ölçülür. mesine göre ölçülür. - Proje seçme ve önceliklendirme süreci. PA: Project Management Institute. (https://www.pmi.org/
- Proje planlama ve yönetim süreci. learning/library/developing-pmo-roadmap-framework-as-
- Proje sonrası değerlendirme süreci. sessment-6060)
Proje yöneticileri, proje- Program yöneticileri, progra- Portföy yöneticileri, strateji - Proje yönetim kontrol süreçleri. 5 Major roles a Project Management Office plays
nin hedefi olan ürünleri, mın genel hedeflerine, zaman değişikliklerini, kaynak da- Araç within a company, https://www.planisware.com/
- Proje yönetim araçları ve bilgi sistemi.
İzleme hizmetleri ya da sonuçları çizelgelerine, bütçe hedefle- ğılımını ve toplam perfor- - Şablonlar, kılavuzlar, kontrol listeleri. hub/blog/5-major-roles-project-management-offi-
üretme işini izler ve kont- rine ve programın faydalarına mans sonuçlarını ve değer ce-plays-within-company
rol eder. ulaşmasını sağlamak ama- indikatörlerini izler. PYO’ların sorumlulukları, proje yönetimi destek fonk- Breaking the PMO sound barrier, https://www.pmi.
cıyla program bileşenlerindeki siyonları sağlamaktan doğrudan projelerin yöneti- org/learning/library/establishing-successful-pmo-appl-
ilerlemeyi izler. mine kadar değişebilmektedir ve üç ana tür altında ying-new-framework-6062
incelenebilir.
Tablo 1. Proje, Program ve Portföy Yönetimi Karşılaştırması (PMBOK, 2017)
6 7